Quando se elaboram correspondências oficiais, deve-se atentar para algumas condiçôes, entre elas:

O texto conciso é aquele que transmite o mínimo de informaçôes com o máximo de palavras.

Na redação oficial, particularmente, devem ser usados os solecismos (erros de sintaxe), as deformaçôes (erros na forma das palavras), os cruzamentos (troca de palavras parecidas), os barbarismos (emprego abusivo de palavras e expressôes estrangeiras), os arcaísmos (emprego de palavras e expressôes antiquadas) e os neologismos (palavras novas, cujo sentido é ainda instável).

Escrever parágrafos longos e com muitos pormenores.

Sempre que possível, exercite-se na recomposição de textos: deixe passar algum tempo depois de ter escrito, reflita, descanse suas ideias e, a seguir, retome o que escreveu, procurando melhorar a forma.