Uma das mais importantes etapas do trabalho de quem é responsável por patrimônio é o recebimento dos materiais na organização. Para tanto, uma série de pré-requisitos devem ser observados. Dentre os pré-requisitos está:

A elaboração de uma relação geral sobre os itens a ser verificada e a sua adoção, de tal forma que o conhecimento sobre os materiais possa estar disponível para todos na organização, evitando erros na recepção dos materiais;

Qualquer funcionário, desde que autorizado, poderá receber os materiais, sem ser necessário instruçôes especiais para tal;

Não é função de quem recebe observar a regularidade do material, no que se refere aos aspectos fiscais (documentação emitida pelo fornecedor, nota fiscal ou similar);

Não é função de quem recebe observar a compatibilidade do que é entregue com a documentação que originou o pedido (licitação, empenho, autorização de despesa, etc.);