Para boa conservação de arquivos e materiais bibliográficos, alguns fatores devem ser observados. Dentre eles, pode-se enunciar:

É necessário ter uma boa iluminação nos locais de arquivamento, logo a luz natural ou artificial deve incidir diretamente sobre o acervo;

A temperatura e a umidade são fatores climáticos cujas oscilaçôes são responsáveis, em grande parte, pela deteriorização do acervo em papel; além de facilitar o desenvolvimento de microorganismos, insetos e até roedores, portanto devem ser mantidas nos níveis adequados;

O calor não danifica os materiais, é a umidade que facilita a proliferação de fungos e de insetos, logo o que deve ser mantido sobre controle é o nível de umidade;

A ventilação deve ser garantida, assim como a circulação do ar, por sistemas de ventilação e através de filtros de alta qualidade. O ar deve ser constantemente renovado, com janelas dimensionadas e posicionadas adequadamente, com corrente direta sobre a documentação;