Segundo Rodriguez (2005), a ata é um documento que contém o registro exato e metódico das deliberaçôes adotadas em uma reunião. A ata é um documento que pode ser caracterizado por:

incluir rodapés ou notas de explicação para todos os termos técnicos, a fim de esclarecer os leitores que não conhecem o assunto;

ser uma síntese simples e menos formal, em termos de formatação e documentação, já que será assinada por todos os presentes à reunião;

registrar em livro especial, com a redação em parágrafos e alíneas em espaçamento duplo, sempre que houver novo tópico de discussão;

documentar uma reunião em livro especial, sem rasuras, sem palavras abreviadas, com números escritos por extenso, evitando, entre outras coisas, os parágrafos e as alíneas, o que significa que o texto deverá ser escrito seguidamente, em bloco único;